Presentación SOTRONIC

...HACIENDA PARA HACER REALIDAD LA “OFICINA SIN PAPELES”
Su software permite ahorros sustanciales en materia de espacio, tiempo y recursos económicos.
El programa desarrollado por Sotronic colabora en la lucha contra el cambio climático al reducir el consumo de papel.
La empresa gallega SOTRONIC, con sede central en Vigo, acaba de obtener la homologación de la Agencia Tributaria para su software de Gestión Documental Inteligente, que permite a las empresas importantes ahorros en materia de espacio, tiempo y recursos económicos.

El software, desarrollado por Sotronic y el hardware, aportado por otra empresa gallega, DIN (DOCUMENTACIÓN E IMAGEN DEL NOROESTE), se basa en la digitalización de todo tipo de documentos y su gestión digital a través de medios informáticos.

Los beneficios de utilizar esta tecnología son que los documentos comunes de cualquier oficina (facturas, albaranes, expedientes, documentación bancaria, etc) podrán pasar del escáner a la papelera, ya que serán sustituidos por archivos digitales generados por este nuevo software.

Según explicó en rueda de prensa el director general de Sotronic, José Antonio Quiroga Gómez, el proceso  se realiza en pocos  minutos y de forma automática, permitiendo al usuario localizar posteriormente cualquier documento de modo sencillo, incluso con una simple búsqueda de los contenidos de cada documento.

La importancia de la homologación radica en que esta documentación digital tendrá total validez  jurídica  a efectos de inspección fiscal. Se da la circunstancia de que el software desarrollado por Sotronic  ha sido el primero de Galicia y el segundo de España en recibir la homologación de la Agencia Tributaria.

Además, al tratarse de un soporte digital es fácil de almacenar y recuperar y permite acceder a los documentos y consultarlos desde cualquier ubicación geográfica y de la forma más segura. Otra de sus ventajas es que protege y controla el acceso a la información, facilitando el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Con la homologación de la AET, el software desarrollado permite a las empresas realizar todo su papeleo de forma digital y, además, gestionarlo ante organismos públicos.

Estela Lareo, Directora Comercial de DIN subrayó que este sistema es aún más necesario tras la entrada en vigor, el pasado viernes, del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), que amplía las obligaciones, en materia de protección de datos, a aquellos documentos registrados en papel (la protección de datos hasta ahora sólo afectaba a los archivos digitales).

DF-SERVER lleva comercializándose desde enero del 2007 y en la actualidad está implantado en más de 50 firmas en Galicia, desde pequeñas asesorías hasta grupos empresariales  históricos en el mundo de la pesca o distribución alimentaria.  

La certificación y homologación obtenida por Hacienda culmina el proceso de desarrollo efectuado por la compañía viguesa, Sotronic y convierte a su solución “DF-SERVER” en pionera dentro de nuestra comunidad, situando la misma en una posición de claro liderazgo para su expansión al resto de  España y Portugal.

Este software presenta además una singularidad y es que se adapta “llave en mano” a las necesidades de cada cliente, y por sus características está muy indicado para las pequeñas y medianas empresas.

LUCHA CONTRA EL CAMBIO CLIMÁTICO

El consumo de papel en el mundo, pese a la proliferación de medios electrónicos, crece a un ritmo de entre el 20 y el 30% anual. La paradoja se produce por la ausencia de medios de gestión digitales que este software desarrollado en Vigo viene a resolver. Además de los ahorros en espacio y tiempo, la gestión electrónica produce un efecto positivo en el medioambiente al reducir el consumo de papel (tanto en lo que se refiere a su fabricación, como a su destrucción) y sus repercusiones en emisiones medioambientales y su contribución a la lucha contra el cambio climático.

Según la consultora Arthur Andersen estos son los tiempos y costes del tratamiento tradicional de los documentos o el digital:

■ Localización y recuperación: 4 min - 0,68 €.
■ Localización y recuperación: 30 seg.- 0,08€

■ Distribución por mensajería: 1-2 h - 3,00 €.
■ Distribución por correo: 24-48 h - 0,3 €
■ Distribución por correo electrónico: 5 seg.-2 min.- 0,12€

■ Almacenamiento documentos externos: 12.000 Págs – 30 archivadores -  0,5 m2 - 54€.
■ Almacenamiento documentos externos: 12.000 Págs. 1 CD ROM       12 cm2- 1,2 €
■ Almacenamiento documentos internos (facturas, listados,…):  120.000 Págs-300 archivadores - 5 m2 - 540 €
■ Almacenamiento documentos internos (facturas, listados,…): 120.000 Págs.  1 CD ROM 12 cm2 - 1,2 €

■ Almacenamiento histórico: 1.625.000 Págs - 4050 archivadores  68 m2- 7.356€.
■ Almacenamiento histórico: 1.625.000 Págs. 1 Jukebox 100 CD ROM   0,5 m2- 360 €

Comparativa Papel – Digital         EJEMPLO: Enciclopedia Espasa Calpe

SOPORTE

PAPEL

DIGITAL

Espacio

90 tomos - 10.360 cm3

1 DVD - 10 cm3

Búsqueda

20-40 segundos

Varios milisegundos

Edición

Limitada al typex

Fácil

Envío

Costoso

Coste 0

Reutilización

Difícil escaneado

Fácil Copy-Paste

Destrucción

Costosa

Sólo borrado

Coste Producción

Muy caro

Menos de 1 euro



SOTRONIC fue creada en Enero de 1992 con la finalidad de ofrecer al sector informático una alternativa especializada en el entorno de los servicios de alta calidad y totalmente personalizados a las necesidades de sus clientes y colaboradores. Desde el manteniendo de equipos, su actividad se ha ampliado con la incorporación de nuevas líneas de productos y servicios hasta las soluciones integrales que van, desde la instalación de cableados estructurales para voz y datos, pasando por la fabricación, hasta la puesta en marcha de las soluciones de comunicaciones más avanzadas. Durante estos años de actividad, SOTRONIC se ha posicionado entre las primeras empresas del sector en el ámbito provincial y entre las 20 primeras en Galicia.

DIN (Documentación e Imagen del Noroeste). Esta empresa implantada en la provincia de Pontevedra, vio la luz en el año 2002. Dedicada a soluciones de impresión, digitalización y gestión documental realiza un análisis del proceso documental de la empresa, con el fin de obtener la máxima optimización en costes, control y procesos, mediante la innovación tecnológica.
Distribuidora en exclusiva de la firma RICOH, el pasado año facturó 30 millones de euros y su plantilla en la provincia está compuesta por 60 trabajadores. En la solución desarrollada con Sotronic, Din aporta el hardware.